HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mỗi một loại hình sự kiện điều có tính chất đặc thù riêng.Tuy nhiên, các loại hình sự kiện đó đều chung một quy trình với các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng (collect requirements) (bước này còn có tên gọi khác đó là: nhận brief từ khách hàng) ·         Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu ·         Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin (Các thông tin cần thu thập cần đáp ứng đủ nhóm câu hỏi 5W và 1H - What? Where? When? Why? Who? và How?) ·         Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận. Giai đoạn 2: Phân tích yêu cầu và hình thành concepts, themes (Đây còn gọi là bước brainstorm ý tưởng) ·         Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội dung tổng thể. ·         Sau khi đã có concepts, phát triển các themes - những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra. ·         Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng) Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation) ·         Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm: ·         Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức… ·         Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm) ·         Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự) ·         Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu ·         Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất ·         Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có) ·         Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có. Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết) Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event: trước sự kiện) Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ bắt tay vào lên kế hoạch cho trước - trong và sau sự kiện (pre-event, at-event & post-event). Giai đoạn 4 hay còn gọi là giai đoạn trước sự kiện (pre - event) sẽ được hỗ trợ với các bảng biểu: bảng timeline (tiến độ công việc), bảng phân công công việc, bảng hạng mục logistic, kịch bản chương trình. Di nhiên, bạn cần đảm bảo các yếu tố gồm: ·         Chi tiết các công việc ·         Thời gian thực hiện và hoàn thành ·         Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan ·         Bố trí nguồn nhân lực thực hiện. ·         Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị. ·         Phân tích rủi ro có thể xảy ra. Lưu ý:  Phải xây dựng bảng tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của chương trình. Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc (at-event: trong sự kiện)                    ·         Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch ·         Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh ·         Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh. Trong lúc chương trình diễn ra, người điều phối sự kiện cần bám sát theo kịch bản và những gì đã phân công! Tuy nhiên, không hề có một sự kiện nào mà không có sự cố hay rủi ro xảy ra cho dù đã tính toán kỹ lưỡng đến nhường nào, để xử lý và giải quyết được những tình huống đó cần có một sự nháy bén nhất định! Đó là lý do vì sao lúc tuyển nhân viên sự kiện luôn có yêu cầu kinh nghiệm 2 năm trở lên.. Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết dự án (post-event: sau sự kiện) Sau khi sự kiện kết thúc, điều trước tiên và chắc chắn rằng sẽ vỡ ào với nó, với những gì mà bao lâu này bạn mất ăn, mất ngủ. Sau đó, không quên việc thu dọn chiến trường với các việc sau: -            Kiểm tra lại bảng hạng mục logistic xem còn thiếu sót vật dụng gì không?  -         Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác. ·         Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng. -            Đánh giá mức độ thành công của chương trình theo các tiêu chí đã đặt ra ·         Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng ·         Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án. ·         Họp chia sẻ kinh nghiệm ·         Đóng dự án

Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn. Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một ekip phối hợp chặt chẽ.  Chúc các bạn thành công! HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ CỦA MÌNH, THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN!