TỔ CHỨC SỰ KIỆN - NGHỀ CÂN NÃO

TỔ CHỨC SỰ KIỆN - NGHỀ CÂN NÃO

Nhắc đến tổ chức sự kiện event, đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị.

Không ít các bạn trẻ được hòa mình vào những sự kiện đặc biệt Heineken Countdown Party, Soundfest… và ước ao trở thành một thành viên của Ban tổ chức. Tuy nhiên, để có được ánh hào quang rực rỡ, ít ai biết rằng dân “event’ phải trải qua những cuộc cân não căng thẳng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế hình ảnh, quản lý chi phí đến lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế.

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó. Nhưng mà, có làm mới có biết.

Để có được một sự kiện “chất”, người làm tổ chức sự kiện ngoài việc cần có những yếu tố mang tính lý thuyết như sức khỏe, kỹ năng, kiến thức… còn rất cần một “tinh thần thép” hay ngắn gọn là “cân não”. Vậy cân não ở những giai đoạn nào?

Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Rất nhiều khi phải trăn trở với ý tưởng, mất ăn mất ngủ mà chưa chắc đã ra được “đứa con tinh thần” như ý.

Người làm nghề phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá.

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp: Luôn bắt bộ não phải suy nghĩ theo hướng làm cách nào để “quản lý” được khách hàng và kỳ vọng của họ. Rõ ràng, đối tượng khách hàng của những dự án liên quan đến tổ chức sự kiện cũng rất khác biệt. Khách hàng là người đưa ra rất nhiều phát kiến, nhiều điều trong số đó giúp ta nảy ra những ý tưởng thực hiện hiệu quả, nhưng không ít trong số đó lại khiến ta phải đau đầu giải thích về sự bất hợp lý hoặc cân nhắc để làm vừa ý khách hàng. Bạn biết rằng, ý tưởng là vô cùng trừu tượng và khó kiểm soát.

Để tổ chức sự kiện kiện thành công cần làm việc với rất nhiều bên liên quan và nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Làm cách nào để quản lý nhiều nhà cung cấp dịch vụ một lúc mà vẫn phải đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng cho chương trình, thực sự là một bài toán nan giải. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện, chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị gián đoạn và ảnh hưởng. Đó là lý do, vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi tình thế “tiến thoái lưỡng nan”.

Quá trình chạy chương trình: Các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những “cơn đau tim” vậy. Tổ chức sự kiện event nghĩa là có sự tham gia của nhiều người và bất kỳ sự cố nào cũng có “nguy cơ” ảnh hưởng đến nhiều người và bạn cũng hiểu hiệu ứng đám đông có sức mạnh như thế nào? Dù cả ekip đã nỗ lực hết sức cho một sự kiện nhưng vẫn không thể tránh khỏi một vài sự cố. Vậy cân não là để tìm ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất, tốt nhất. Để có được hướng giải quyết hợp lý, bạn cần kinh qua nhiều trải nghiệm khác nhau để rút ra bài học chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng suy nghĩ.

Thật khó để bạn trẻ có thể vừa trau dồi tri thức, vừa phải học cách vượt qua những áp lực này. Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lực trau dồi, cập nhật bản thân. Cái cảm giác vỡ òa khi sự kiện thành công thật khó tả!