QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG, KHÁNH THÀNH

QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG, KHÁNH THÀNH

Event thực sự hiểu rằng buổi lễ khai trương, khánh thành không chỉ để thỏa mãn nhu cầu của người tham gia mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu của bạn đến với đối tác và khách hàng của bạn. Quy trình tổ chức như sau:

1.    Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên

Người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình. (Đáp ứng nhóm câu hỏi 5W và 1H nhé!)

2.    Phân tích và tư vấn.

Hình thành chủ đề, ý tưởng cho buổi lễ khai trương. chi phối toàn bộ sự kiện.

3.    Báo giá

Giá của dịch vụ tổ chức lễ khai trương phụ thuộc vào số lượng nhân sự sự kiện, phụ thuộc vào số lượng thiết bị sư kiện. Ngoài ra giá còn phụ thuộc vào các hạng mục đi kèm khác: tổ chức tiệc ăn uống kèm theo. Chúng tôi sẽ lập kế hoạch & ngân sách chi tiết và triển khai các yếu tố kỹ thuật để thực hiện trương trình.

4.    Ký hợp đồng Ký kết hợp đồng, thống nhất về các hạng mục của sự kiện.

Riêng về sự kiện khởi công trước khi đặt bút ký và nhận hợp đồng của khách hàng cần kiểm tra, xác thực và thực hiện các bước sau:

a)   Kiểm tra điều kiện khởi công đúng luật xây dựng.

Trước khi thực hiện Lễ Động Thổ - Khởi Công, Quý Khách nên kiểm tra rõ nhưng điều kiện Động Thổ - Khởi Công mà phát luật quy định, làm sai trái pháp luật sẽ gây cho Quý Khách những rắc rối về pháp lý, mất di uy tín và sự thành công của buổi lễ khởi công.

b)   Chọn ngày cho lễ cúng khởi công.

Chọn ngày tổ chức Lễ Động Thổ - Khởi Công cũng là một việc quan trọng, Quý Khách nên chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp, ngày tổ chức thường rơi vào cuối tuần để các khách mời có thời gian đến tham dự đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ, tết, những ngày theo quan niệm “kinh doanh” là ngày “xấu”.

c)   Thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công

Bạn nên thực hiện thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng luật pháp và thành công tốt đẹp.

5.    Chuẩn bị cho lễ khai trương:

- Lên danh sách số lượng khách hàng mời

- Khảo sát địa điểm

– Thiết kế và in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới, banner, bannerol, backdrop sân khấu…

– Viết kịch bản cho buổi lễ

– In ấn và phát hành thư mời

– Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo ở Sở văn hóa và du lịch.

6.    Tiến hành tổ chức lễ khai trương:

a)   Thi công dàn dựng trang trí:

- Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ

- Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đoe, cây kiểng lối đi vào Khu vực lễ

- Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí

– Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.

– Khu vực tiệc (nếu có)

– Dọn dẹp vệ sinh

b)    Nội dung lễ khai trương

- Tiếp tân (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho Khách mời

– Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu)

– Văn nghệ chào mừng

– Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên Tổ chức cung cấp)

– Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

– Giới thiệu đại biểu

– Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)

– Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt

– Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).

7.    Kết thúc buổi lễ khai trương

– Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị

- Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương

Không có sự kiện nào mà không xảy ra sự cố. Lễ khai trương khánh thành, lễ khởi công động thổ cũng khiến doanh nghiệp mới gặp không ít khó khăn. Vậy nên các bạn cần chú ý các hạng mục sau để giảm thiểu tối đa sự cố và để chương trình thành công như mong muốn:

- Hệ thống nhà lều, nhà bạt: đối với các sự kiện như tổ chức lễ khai trương thường diễn ra ngoài trời nên việc liên hệ các công ty cho thuê nhà lều nhà bạt cần được đặt lên ưu tiên số 1, để buổi lễ bạn kỳ công tổ chức diễn ra tốt đẹp tạo sự thoải mái cho khách hàng bất kể nắng – mưa

- Thuê sân khấu: Với sân khấu được gia cố chắc chắn và phông chuyển động tách, cuốn được lắp đặt theo ý quý doanh nghiệp sẽ tạo sự bất ngờ thú vị cho khách hàng dự lễ khai trương, sân khấu thường được trải thảm đỏ và kem backdrop phía sau

- Hệ thống cổng chào: Bạn có nhiều sự lựa chọn về cổng hơi cổng chào nổi bật sẽ thu hút cho không chỉ khách hàng dự lễ khai trương mà còn bắt mắt với khách vãng lai lưu lại dấu ấn cho doanh nghiệp của bạn với màu sắc nổi bật và dòng chữ decal chương trình hoặc chỉ đơn giản là dòng chữ “kính chào quý khách”

Chúc bạn thành công!

HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ CỦA MÌNH, THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN!